קשה לתאר את עבודת המשרד ללא שימוש במדפסות משולבות פקס ומכונת צילום. למעשה, הן עובדות בתפוקה מלאה גם בעידן בו תכנים וחומרים נשלחים באמצעות המייל. רבים אוהבים לקרוא תכנים מהנייר, לראות פרוספקטים ולמשש אותם ועוד.

כל חומר כתוב חייב להיות מודפס בצורה איכותית על מנת שיעשה את הרושם הדרוש. קיימות מדפסות איכותיות המיוצרות על ידי חברת HP בעלת המוניטין העולמי. למעשה, מדפסות כאלו נמצאות במרבית הבתים הפרטיים בישראל בגלל השימוש הרב ובגלל מחירם הנוח ביחס לתפוקתן. בנוסף לכך, הדפסה באמצעותן נחשבת זולה משמעותית משיטות אחרות. ראשי דיו למדפסת HP מיוצרים על ידי החברה ומותאמים באופן בלעדי ומושלם לדגם המדפסת.

מדפסת משולבת מבצעת פעולות מגוונות רבות כגון: צילום מסמכים, קבלת והוצאת פקס, וכמובן, הדפסת מכתבים, מסמכים וכיוצא בזה. בתוך המכשיר יש מגש הזנה בו מניחים את הנייר הריק. המדפסת מקבלת פקודת הדפסה מהמחשב והדף נשאב לתוכה. הוא עובר דרך ראש דיו המזריק את החומר לדף. פעולת ההזרקה מהירה מאוד ומתבצעת דרך נקבים זעירים מאוד. במקביל נשאב הדיו המיותר על מנת לא להכתים את הדף. הנייר המודפס יוצא ממגש אחר עם הדפסה ברורה ונקייה. כאשר הדיו מתמעט אזי תופיע התראה מתאימה במדפסת וזה הזמן להחליף ראש דיו למדפסת. אם ההחלפה מתעכבת אזי ההדפסות הבאות תהיינה דהויות והכיתוב לא ברור.

הדיו הנפוץ ביותר הוא השחור, ויש צבעים נוספים דוגמת: אדום, כחול וצהוב. הצבעים האחרים משמשים, לרוב, להדגשה, סימון, עיטור וכיוצא בזה. ראש דיו למדפסת HP מותאם בצורה מושלמת לדגם המדפסת. קיימים תחליפים שאינם מקוריים שניתן לרכוש. הם זולים מהמקוריים אבל, מטבע הדברים, פחות מומלצים. ההחלפה פשוטה מאוד. יש לשלוף את הקודם מהמגרעת בו הוא ממוקם ולנעוץ במקומו את החדש. בכל מדפסת יש הוראות החלפה במקום המיועד. מומלץ להחזיק מלאי של ראשי דיו כדי לא להיתקע. כאשר הם סגורים הרמטית אזי אורך חייהם הוא רב. עלותם של ראשי דיו נוחה לכל כיס, כך, שניתן להצטייד במספר כאלו כולל צבעוניים. ניתן לעקוב אחר מבצעי מחירים ולמצוא כאלו אשר יוזילו משמעותית את העלויות.

מומלץ לרכוש מדפסת HP לאחר שעושים שיקולים שונים וביניהם: כמות ההדפסות, הצורך, הטעם האישי, וכמובן המחיר. שיקולים נוספים בבחירה הם שיקולי איכות ומהירות עבודה. רכישה כזאת מבטחיה כי ניתן יהיה למצוא ראשי דיו למדפסת של הדגם הנמכר. ייצורם נמשך גם לאחר שהדגם המדפסת קיים מופסק להיות מיוצר בשל הכנסת אחר חדיש יותר לשוק. החברות ממליצות לבצע הדפסה אחת לשבועיים במדפסות אשר פעולתן אינה רבה. הסיבה לכך היא מניעת מצב אפשרי של התייבשות הדיו בצינורות ההזרקה הזעירים. זוהי פעולה שעשויה לסייע למנוע השבתת המדפסת. רכישת מוצרים איכותיים של חברה ידועה מבטיחים הדפסה איכותית, ברורה ונעימה לעין.